Preguntas Frecuentes

Como no existe cargo de penalidad que pudiera ser agregado como ingreso de habitación y ya no existirá el cargo de cierre por ingresos de hospedaje, este último se editará a CERO para que no acumule saldo deudor (cargos), al igual solo deben hacer un ABONO con signo negativo por la forma de pago en efectivo para reflejar la devolución y el faltante en caja, de esta manera no se eliminan los movimientos solo se compensan.

Guía paso a paso:

Primero deben consultar con el botón Movimientos las transacciones a compensar.

•	En la ventana de movimientos, seleccionar en la pestaña de cargos la transacción a editar, en este caso no se puede eliminar ya que es un movimientos del cierre del día anterior

•	Puntee con el mouse la transacción a editar, click derecho para abrir el menu contextual y elegir la opción Editar Cargo

•	Autentique sus permisos de edición en cargos de Hospedaje con su clave de usuario

•	Oprima el botón Editar para habilitar los campos editables

•	Asigne valor CERO

•	Oprima el botón Aplicar la cantidad al TOTAL

•	Escriba un comentario

•	Oprima el botón Guardar.

Al cerrarse la ventana, el movimiento se reflejará ahora en ceros en la pestaña de cargos y en el resumen ya no acumula importe en el subtotal al haber sido editado el único cargo.

Después se hará un abono con signo negativo (-) para compensar el abono positivo, este movimiento justificará el faltante en caja en efectivo.

•	Oprima el botón Abono en la ventana del registro.

•	Se abona el importe que compense el saldo a favor de depósito garantía por -2184.00

•	La forma de pago será efectivo

•	Agregar comentario y oprimir el botón Aceptar.

Después de guardar se recalculará el saldo del huésped y ya no tendrá cargos ni abonos por lo tanto mostrará saldo CERO en el registro.

La ventana de movimientos en la pestaña de abonos registra el pago en negativo como devolución en efectivo (salida de dinero), al igual el resumen de movimientos ya no muestra pagos (abonos) y la cuenta se salda en CEROS.

Ya editados los movimientos de cargos y abonos para que no acumule datos de ingresos de hospedaje ni la fecha ni saldo a favor por la salida de efectivo, ahora se regresa el registro al estado anterior para que no figure más como OCUPADO y lo pasará a estado RESERVADO nuevamente.

Agregar una nota informando del suceso que quedará en el registro guardado.

Posible editar el registro para agregar info en campos imprimibles de reportes por consultas históricas de registros y guardamos el cambio.

Ya con todos los movimientos corregidos y la información importante agregada al respecto del huésped en el registro se puede Cancelar. Oprimir el botón Cancelar

Ya estando cancelado el registro, el sistema al realizar el cierre del día de la fecha actual, detectará automáticamente que debe recalcular el cierre del día anterior que fue afectado por los movimientos de cargos editados y la modificación al estado del registro de Ocupado a Cancelado para recalcular el porcentaje de ocupación.

Al consultar el cierre del día del 04/04/2013 se puede ver los datos con los que se cerró el día contando la habitación temporal que si acumulo ingresos por el cargo de la primer noche.

Estos datos serán recalculados al rehacer el cierre.

Al proceder a hacer el cierre del día actual detecta que existen cierres por rehacer, es decir deben ser recalculados, de click en el botón Si, Autentique sus permisos de Rehacer cierres pendientes con su clave de usuario.

Seleccionas el día a ser recalculado y oprima el botón Rehacer.

El sistema recalcula los nuevos importes de ingresos por cargos del cierre (se reducen los $1520.99) y la ocupación se recalcula. Oprima el botón Si para que se realice el recalculo del cierre del día 04/04.

De esta manera es compensado el cargo de hospedaje que ya no se realizo, se compenso el dinero pagado como anticipo de reservación, se canceló el registro y se recalculo el cierre del día anterior.

NOTA:

•	Si la configuración de hospedaje incluye propina incluida, únicamente seleccione la opción cortesía al presionar clic derecho sobre el cargo

Un plan es un conjunto de descuentos aplicados en los puntos de venta del hotel, estos podrán asignarse a registros o agencias de su elección, para crear un plan ingrese a la barra de Menú > Configuración > Planes

•	Al ingresar obtendrá una ventana para ingresar el nombre del plan

•	Presione el botón Nuevo para habilitar el cuadro de texto

•	Ingrese el nombre del Plan y observe que el Check box Activo se encuentre seleccionado

•	Diríjase a la pestaña de Descuento para realizar la configuración

•	Seleccione el Punto de venta donde aplicará el descuento este plan

•	Indique a través de que criterio aplicará el descuento

o	Si selecciona por ejemplo Clasificaciones y Alimentos aplicará el descuento a todos los alimentos que el huésped consuma o bien si selecciona conceptos podrá indicar los conceptos específicos a los que se le aplicará el descuento en este plan.

•	Ingrese el Porcentaje del Descuento cuando el cargo sea pagado al momento y cuando sea una cuenta por cobrar (opcional)

•	Presione el botón Agregar y finalmente Guardar

Aplique un Plan de descuento a un registro de la siguiente forma:

•	Desde la ventana de Registro al que aplicara el Plan Presione

el botón de Plan / Descuento

•	Al obtener la venta presione el botón Editar

•	Seleccione en Tipo el Plan o Descuento

•	Si selecciona Descuento obtendrá esta ventana

o	Seleccione el Punto de venta donde aplicará el descuento

o	Indique a través de que criterio aplicará el descuento

o	Si selecciona por ejemplo Clasificaciones y Alimentos aplicará el descuento a todos los alimentos que el huésped consuma o bien si selecciona conceptos podrá indicar los conceptos específicos a los que se le aplicará el descuento en este plan.

o	Ingrese el porcentaje del Descuento cuando el cargo se pague al momento y cuando sea una cuenta por cobrar (opcional)

o	Presione el botón agregar y finalmente Guardar

•	Si selecciona Plan obtendrá una lista de planes previamente configurados en el catálogo de Planes

o	Seleccione el plan que le aplicará al registro y presione Guardar

Desde la ventana de Agencias diríjase a la pestaña de Planes y Descuentos para asignarle un plan a la agencia, al configurar esta sección el descuento se aplicarán a todos aquellos registros creados con esta.

•	Al obtener la venta presione el botón Editar

•	Seleccione en Tipo el Plan o Descuento

•	Si selecciona Descuento obtendrá esta ventana

o	Seleccione el Punto de venta donde aplicará el descuento

o	Indique a través de que criterio aplicará el descuento

o	Si selecciona por ejemplo Clasificaciones y Alimentos aplicará el descuento a todos los alimentos que el huésped consuma o bien si selecciona conceptos podrá indicar los conceptos específicos a los que se le aplicará el descuento en este plan.

o	Ingrese el porcentaje del Descuento cuando el cargo se pague al momento y cuando sea una cuenta por cobrar (opcional)

o	Presione el botón agregar y finalmente Guardar

•	Si selecciona Plan obtendrá una lista de planes previamente configurados en el catálogo de Planes

o	Seleccione el plan que le aplicará al registro y presione Guardar

A continuación le presentamos el proceso a seguir para crear un nuevo concepto y asignar este a un punto de venta

Al ingresar al punto de venta se encontrará una agrupación de los alimentos que ofrece el hotel, para poder agrupar es importante realizar una previa configuración que le permitirá al usuario utilizar de manera eficiente el punto de venta, para realizar este procedimiento ingrese a Menú < Configuración > POS > Grupo conceptos

¿Cómo realizar un Grupo conceptos?

•	Presione Nuevo para habilitar los campos

•	Seleccione Activo para utilizar este campo a través de Syncro

•	Ingrese el Nombre del grupo

•	Elija el color con el que desea que se vea el Botón de este grupo

•	Igual podrá elegir el color del Texto (opcional)

•	Seleccione la opción Centrar para alinear el texto

•	Para finalizar clic en Guardar

Ver ejemplo

Grupo concepto: Ensaladas

Conceptos: Ensalada de verduras

Ensalada cesar

Los conceptos son todos aquellos platillos, productos o servicios que el hotel ofrece en sus puntos de venta, a grandes rasgos es el nombre o elemento que compone al grupo concepto, para realizar la captura de estos ingrese a Menú > Configuración > POS > Concepto

¿Cómo ingresar un Concepto?

•	Presione Nuevo para habilitar los campos

•	Seleccione Activo para que este concepto sea visible a través de Syncro

•	Ingrese el Nombre del Concepto.

•	Seleccionar la casilla Fijar Costo para ingresar el costo del concepto

•	En el cuadro Valor ingrese el costo del concepto

•	Seleccione a que Clasificación de conceptos pertenece el concepto agregado.

Posteriormente se encontrará con las siguientes pestañas en esta misma ventana

Productos

A través de esta pestaña podrá ingresar cada uno de los ingredientes para elaborar el concepto

•	Seleccione el Nombre del producto

•	Seleccione la presentación del producto

•	Ingrese el recipient

•	Ingrese la Unidad de medida con la cual trabajará para preparar el concepto.

•	Una vez ingresado los datos presione el botón Agregar producto

•	Para eliminar, seleccione el producto y presione Eliminar producto

•	Realice una búsqueda de los productos a través del botón Buscar producto

Impuestos

A través de esta pestaña ingrese el impuesto que aplicará al adquirir este concepto

•	Seleccione el tipo de impuesto para el concepto.

•	Según la configuración del hotel podrá seleccionar esta opción, ya que hay productos a los que se les aplicará el impuesto pero no se cobrará en su totalidad, por lo que a través de la opción Ajustar Cantidad podrá indicar cuanto será el valor o porcentaje a cobrar sobre el impuesto seleccionado.

•	Presione en el botón Agregar impuesto

•	Para eliminar, seleccione el impuesto y presione Eliminar impuesto

•	Realice una búsqueda de los impuestos a través del botón Buscar impuesto

8. Finalmente clic en Guardar

Asigne los conceptos a un punto de venta ingresando a la barra del Menú > Configuración > POS > POS, seleccione el Punto de venta al que le asignará los conceptos y diríjase a la pestaña de conceptos y realice lo siguiente:

•	Seleccione la Impresora a utilizar

•	Seleccione el Concepto

o	Seleccione Todos presionando el botón con ese nombre

•	Si selecciona la opción Descuentos podrá realizar descuentos manuales desde el POS directamente a un concepto o a toda la venta.

•	Si selecciona la opción Descuentos Automáticos

podrá programar descuentos desde el Registro por medio de un Plan de descuentos asociado al registro o agencia,solamente funcionará cuando por medio de un plan de descuentos se configuren los descuentos, este descuento es especial y programable por los recepcionistas o gerentes.

•	Asigne a un Grupo el concepto que agregará al punto de venta

•	Presione el botón Agregar concepto al POS

•	Al presionar el botón Seleccionar todos, seleccionará todos los conceptos agregados al punto de venta para cambiar los descuentos o bien cambiar la impresora.

Ingrese al punto de venta donde asignará un nuevo concepto y al encontrarse en el POS presione el botón para obtener la siguiente ventana.

En la primera pestaña encontrará el catálogo de todos los conceptos, en esta sección únicamente seleccione el concepto que desea agregar al punto de venta BAR

Si este no tiene asignado un grupo, presione en el cuadro de texto en donde obtendrá una lista de los grupos, seleccione y presione Agregar

O bien en la parte inferior derecha de la ventana, obtendrá la opción para ingresar uno nuevo, presione el botón con el signo más para obtener la siguiente ventana

Ingrese el nombre y presione el botón Guardar

Si desea utilizar el grupo guardado únicamente Afirme en la ventana siguiente

Si desea utilizar el grupo guardado presione el Botón Si para asignarlo al concepto de su elección

ahora presione el botón Agregar

El sistema le notificará que el concepto se encuentra asignado al POS

Presione Aceptar

En esta sección podrá ingresar un nuevo concepto al catálogo

En la barra de texto ingrese el Nombre del Concepto

Ingrese el Precio del concepto

Seleccione su Clasificación

Asignele un Grupo

Presione el botón con el signo más para obtener la siguiente ventana

Ingrese el nombre y presione el botón Guardar

Si desea utilizar el grupo guardado únicamente Afirme en la ventana siguiente

Si el concepto incluirá Iimpuesto únicamente mantenga seleccionada esta opción

Finalmente presione Guardar para agregar el concepto en el POS.

Si al crear una agencia no le asigno una tarifa realice el siguiente procedimiento

•	Dirijas a la barra del Menú > Configuración >Tarifas

•	Seleccione la tarifa que le asignará a la agencia

•	Diríjase a la pestaña Agencias

•	Seleccione la Agencia y presione el botón Agregar

•	Elimine la agencia a la tarifa presionando el botón Quitar agencia

Para realizar la captura de una compra en Syncro realice el siguiente procedimiento

•	Dirigirse a Menú > Almacén > Compras y obtendrá la siguiente ventana para ingresar todas las facturas que requiera realice el siguiente proceso que a continuación se presenta.

•	Presionar el botón Nuevo

•	Ingrese la Fecha en el que se encuentra realizando las compras.

•	Seleccione el nombre del almacén

•	Seleccione el Tipo de compra seleccione Compra

•	Ingrese el Número de remisión (el campo de remisión es obligatorio) y factura

•	Seleccione la familia al cual pertenece el producto

•	Seleccione el nombre del proveedor, si no lo ubica presione el botón Buscar Proveedor para agilizar la búsqueda desde el catálogo correspondiente.

•	Ingrese los datos de los productos, ingrese el código de barras

•	Seleccione el producto si no lo ubica presione el botón Buscar Producto para agilizar la búsqueda desde el catálogo de productos, debe asegurarse que los productos tengan el IVA, en el caso que alguno no lo tenga deberá modificarlo en el catálogo de Presentación de productos

•	Indique la presentación presionando doble clic

•	Ingrese la cantidad del producto de acuerdo a la presentación seleccionada

•	En automático obtendrá los precios del producto o bien estos podrán ser modificados

•	Presione la flecha para agregar el producto a la requisición

•	Al ingresar todos los productos a la lista de compras en la sección Totales se podrá observar la actualización de los precios cuando ingrese un producto

•	Finalmente presione el botón Guardar

¿Cuál es el motivo por lo cual no se concluye un timbrado ?

El motivo por lo que no fue realizado el timbrado es por que el sistema no tubo conexión con el PAC.

Las causas mas comunes de este problema son las siguientes :

•	Problemas de electricidad

•	Problemas de conexión con la red

•	Baja Intensidad de internet

•	Cuando una Factura no pudo ser timbrada en automático el sistema lo enviará a la ventana del Historial

•	Identifique la factura con el icono Status Pendiente

•	Para volver a timbrar solo seleccione la factura y presione el botón Concluir Timbrado.

El primer estado de los registros de reservación es Pendiente ya que se considera intento de pago desde el momento en que el cliente acepta las condiciones del hotel y oprime el botón confirmar y pagar, Easy-Rez a partir de ese momento retiene esa habitación en espera de confirmación de pago.

Todo intento de pago que no fue concluido permanece en estado Pendiente, al no recibirse confirmación que PayPal que logro la retención de fondos dentro de un periodo de 1 hora el registro se anula. Los motivos más comunes son:

•	Cliente no pago y no cancelo el proceso de pago en la página de PayPal.

•	PayPal no autorizo el cargo a la tarjeta de crédito/debito/cuenta PayPal utilizada como método de pago.

•	El proceso de pago en PayPal sufrió un problema y quedo bloqueado por lo cual no se concluyó.

•	El cliente perdió conexión de internet y no concluyo el proceso de pago.

•	El cliente cerro el Navegador- browser sin concluir el pago ni cancelar el proceso de pago.

Cuando PayPal pudo procesar el pago del cliente pero está realizando una verificación para proteger al usuario de tarjetas de crédito/debito/ctas. PayPal, los establecimientos de hospedaje como el suyo y el mismo PayPal de pérdidas económicas. El registro de reservación estará en estado Procesando por alguno de estos 2 motivos:

•

e-check – transferencia estándar: Cuando el cliente utilizo su cuenta PayPal personal y selecciono como método de pago su cuenta de cheques bancaria, PayPal requiere de 3 a 6 días para recibir autorización del banco emisor para retener los fondos. Se liberan los correos de notificación al administrador del sistema (hotel) y al cliente (huésped)haciendo aclaración de esta situación y el tiempo en que se espera poder confirmar el pago y cambiar el registro de reservación a estado Reservado de confirmarse el pago o Cancelado de ser negado el pago.

•

Payment review – Revisión de Pago: PayPal requiere realizar una verificación con el banco emisor para certificar que se trata del tarjeta-habiente quien está realizando la transacción y así evitar fraudes, PayPal requiere de 1 a 2 días para recibir autorización del banco emisor para retener los fondos. Se liberan los correos de notificación al administrador del sistema (hotel) y al cliente (huésped)haciendo aclaración de esta situación y el tiempo en que se espera poder confirmar el pago y cambiar el registro de reservación a estado Reservado de confirmarse el pago o Cancelado de ser negado el pago.

Al recibir confirmación de PayPal de retención de fondos el registro que estaba en Pendiente es confirmado como Reservado y se liberan los correos de confirmación al administrador del sistema (hotel) y al cliente (huésped).

Un registro previamente Reservado y que está dentro del periodo permitido y configurado en el motor de reservaciones para procesar una cambio en datos personales, fechas de estancia, tipo de habitación, número de ocupantes y que alteren el valor de la estancia y las condiciones y políticas, se actualiza y pasa a estado Modificado. De igual forma se liberan los correos de notificación para alertar al hotel y al huésped de esta modificación de reservación.

Un registro previamente en estado Reservado o Modificado y que está dentro del periodo permitido y configurado en el motor de reservaciones para procesar la Cancelación de la reservación. Igualmente se liberan los correos de notificación para alertar al hotel y al huésped de esta cancelación de reservación.

Cada transacción es enviada por la interface de actualización Agente Syncro, de esta manera se protegen las reservaciones hasta asegurar la retención de fondos. El agente al ejecutarse en su configuración default cada 10 minutos verificara las nuevas transacciones / reservaciones en Easy-Rez y las descargara a Syncro PMS, por lo cual los estados de Easy-Rez y los estados de Syncro PMS interactúan de esta manera:

EVENTO	ESTADO EASY-REZ	ESTADO Syncro PMS
Intento de pago Easy-Rez a partir de ese momento retiene esa habitación en espera de confirmación de pago de PayPal.	PENDIENTE	RESERVADO
PayPal NO logro la retención de fondos dentro de un periodo de 1 hora el registro se anula.	ANULADO	CANCELADO
PayPal está realizando una verificación para proteger al usuario y al establecimiento por pagos vía transferencia estándar o revisión de pago.	PROCESANDO	RESERVADO
PayPal confirma retención de fondos el registro es confirmado y se liberan los correos de confirmación al hotel y al huésped.	RESERVADO	RESERVADO
Registro Reservado procesa un cambio en datos que alteren el valor de la estancia, las condiciones y políticas, se actualiza la información y se liberan los correos de modificación al hotel y al huésped.	MODIFICADO	RESERVADO
Registro Reservado o Modificado procesa la Cancelación de la reservación y se liberan los correos de cancelación para alertar al hotel y al huésped.	CANCELADO	CANCELADO

El hotel ha sido notificado por correo electrónico de la condición y se recomienda obtener una garantía a la llegada del huésped. En el momento que PayPal confirme a Easy-Rez que retuvo los fondos se actualizara el registro de la reservación de Pendiente o Procesando como Reservado.

En la eventualidad que un huésped arribe al hotel cuando su registro de reservación sigue en status Procesando deberán de solicitar método de pago en garantía que soporte la cantidad de dinero pagada como anticipo a través de PayPal hasta la confirmación de la retención de fondos, durante la estancia del huésped se deberá actualizar el estado de Easy-Rez a Reservado sin afectar el estado del registro en Syncro PMS que ya estaría en OCUPADO y se registraría el Abono en los pagos de la ventana de Movimientos.

Si el huésped tiene salida antes de ser retenidos los fondos y no se ha actualizado el estado de Easy-Rez a Reservado, el hotel debe proceder a cobrar el total del valor del hospedaje a la salida del huésped, una vez que PayPal confirme la retención de fondos el estado de Easy-Rez del registro se actualizara a Reservado sin afectar el estado de Syncro que ya estaría en DESOCUPADO. El hotel deberá entonces procesar un reembolso vía PayPal para compensar el cobro del anticipo y realizar un abono negativo para registra la devolución por forma de pago PayPal y saldar nuevamente el registro en ceros.

Los hoteles que tengan plan de negocio en Modo Producción donde Easy-Rez procesa el cargo al cliente en nombre del Hotel deberán de reconocer el depósito y no cobrarlo nuevamente realizando un ajuste como cargo negativo por el importe del depósito notificado en la reservación de Easy-Rez, cobrando solo la diferencia al huésped. Una vez confirmado la retención de los fondos el estado de Easy-Rez del registro será actualizado a Reservado y le Ajuste por PA será registrado en los cargos con signo negativo, en este momento el hotel podrá compensar el saldo nuevamente en ceros al eliminar el movimiento de ajuste como cargo o editar el cargo en ceros.